Contoh SOP Usaha Kecil dan Cara Membuatnya Sendiri

Di banyak usaha kecil, cara kerja yang benar hanya ada di kepala pemilik. Selama pemilik ada di tempat, semuanya lancar. Begitu pemilik sakit, cuti, atau mulai membuka cabang kedua, kualitas langsung turun dan pertanyaan yang sama muncul berulang kali. SOP (Standard Operating Procedure) adalah cara memindahkan pengetahuan itu dari kepala ke kertas, supaya pekerjaan berjalan sama baiknya siapa pun yang sedang bertugas. Artikel ini membahas apa isi SOP yang baik, satu contoh SOP yang bisa langsung kamu tiru, dan cara menyusunnya sendiri.

Kenapa usaha kecil justru paling butuh SOP

Usaha besar punya manajer di setiap bagian. Usaha kecil biasanya hanya punya pemilik dan beberapa karyawan, jadi setiap karyawan yang keluar membawa pergi cara kerjanya sendiri. Tanda-tanda usahamu sudah butuh SOP:

• Karyawan baru butuh berminggu-minggu untuk bisa dilepas, karena semuanya diajarkan lisan dan tergantung siapa yang mengajari.
• Hasil kerja berbeda tergantung siapa yang jaga. Porsi, cara melayani, atau cara menutup kasir tidak pernah sama dari satu shift ke shift lain.
• Kesalahan yang sama terulang, misalnya uang kasir selisih atau stok tidak dicatat, dan setiap kali terjadi solusinya hanya teguran.
• Kamu tidak bisa libur tanpa ponsel berbunyi terus.

SOP tidak membuat usaha jadi kaku. SOP membuat hal-hal rutin berjalan otomatis, supaya perhatianmu bisa dipakai untuk hal yang memang butuh keputusan.

Isi SOP yang baik

SOP yang dipakai adalah SOP yang pendek dan jelas. Tidak perlu tebal, tapi setidaknya memuat enam bagian ini:

1. Judul dan tujuan. Satu kalimat tentang apa yang dicapai prosedur ini.
2. Ruang lingkup. Kapan prosedur ini dipakai, dan kapan tidak.
3. Penanggung jawab. Siapa yang menjalankan dan siapa yang memeriksa.
4. Langkah-langkah. Urut, bernomor, satu tindakan per langkah, ditulis dengan kata kerja.
5. Pengecualian. Apa yang dilakukan kalau ada yang tidak berjalan normal.
6. Catatan dan formulir. Checklist atau formulir yang harus diisi sebagai bukti.

Bagian yang paling sering dilupakan adalah pengecualian. Prosedur normal biasanya sudah dipahami semua orang. Yang membuat bingung justru saat uang tidak cocok, barang datang rusak, atau pelanggan minta retur.

Contoh SOP: tutup kasir harian

Berikut contoh SOP sederhana untuk toko atau kafe kecil. Sesuaikan dengan cara kerja di usahamu.

Tujuan: memastikan uang di laci cocok dengan penjualan hari itu dan selisih langsung ketahuan.

Ruang lingkup: dijalankan setiap hari saat toko tutup, oleh kasir shift terakhir.

Penanggung jawab: kasir shift terakhir menjalankan, pemilik atau kepala toko memeriksa keesokan paginya.

Langkah-langkah:

1. Hentikan transaksi baru dan pasang tanda tutup.
2. Cetak atau catat rekap penjualan hari ini, dipisah tunai dan non-tunai.
3. Hitung uang tunai di laci, lalu kurangi modal awal kasir.
4. Bandingkan hasilnya dengan penjualan tunai di rekap.
5. Isi formulir tutup kasir: tanggal, nama kasir, penjualan tunai, uang terhitung, selisih.
6. Masukkan uang ke amplop atau brankas, sisakan modal awal untuk besok.
7. Tanda tangani formulir dan simpan di map tutup kasir.

Pengecualian: kalau selisih lebih dari batas yang disepakati, jangan menutupi dari uang pribadi. Tulis selisihnya apa adanya di formulir dan kabari pemilik hari itu juga.

Perhatikan bahwa setiap langkah bisa diperiksa. "Hitung uang dengan teliti" bukan langkah, karena tidak ada yang bisa memastikan apakah sudah dilakukan. "Isi formulir tutup kasir" bisa dipastikan.

Cara menyusun SOP sendiri

Kamu bisa mulai tanpa bantuan siapa pun. Urutan yang paling aman:

1. Pilih satu proses yang paling sering bermasalah. Jangan mencoba menulis semua SOP sekaligus. Mulai dari yang paling sering menimbulkan kerugian atau pertanyaan.
2. Amati orang yang mengerjakannya, jangan menulis dari ingatan. Cara kerja yang kamu bayangkan sering berbeda dengan yang benar-benar terjadi di lapangan.
3. Tulis draf pendek, lalu minta karyawan lain mencoba menjalankannya tanpa bertanya. Setiap kali mereka bingung, itu tanda ada langkah yang kurang jelas.
4. Revisi, lalu tetapkan. Simpan versi final di satu tempat yang semua orang tahu, misalnya satu folder di Google Drive, dan cetak yang dipakai sehari-hari.
5. Tinjau berkala. SOP yang tidak pernah diperbarui akan ditinggalkan diam-diam begitu cara kerjanya berubah.

Kesalahan yang sering terjadi

• Terlalu panjang. SOP sepuluh halaman tidak akan dibaca saat sedang ramai. Pecah jadi beberapa SOP pendek.
• Ditulis dari cara kerja ideal, bukan cara kerja nyata. Hasilnya SOP yang terlihat rapi tapi tidak pernah dipakai.
• Tidak ada yang memeriksa. Tanpa penanggung jawab yang memeriksa, SOP pelan-pelan jadi dokumen di laci.
• Tersimpan di banyak tempat. Versi lama di satu ponsel, versi baru di laptop lain. Tentukan satu tempat penyimpanan resmi.

Dari SOP ke sistem

SOP yang jelas juga titik awal terbaik kalau suatu hari kamu butuh aplikasi. Contoh SOP tutup kasir di atas, misalnya, adalah persis hal yang dikerjakan otomatis oleh aplikasi kasir: rekap tunai dan non-tunai, selisih, dan riwayat per kasir. Kami membangun alur seperti ini di TokoKu, aplikasi kasir untuk UMKM, dan pembahasannya ada di artikel aplikasi kasir untuk UMKM. Kalau prosesnya sudah terlalu rumit untuk ditangani lewat kertas, lihat juga jasa pembuatan aplikasi di Bali.

Kapan perlu bantuan

Menulis satu atau dua SOP sendiri sangat mungkin. Bantuan mulai berguna kalau prosesnya banyak, melibatkan beberapa bagian sekaligus, atau dokumen dan catatan keuangannya juga ikut berantakan. Kami menyusun SOP dari cara kerja tim yang sebenarnya, menata arsip dokumen, dan merapikan data transaksi supaya siap diserahkan ke akuntan. Detailnya ada di halaman jasa pembuatan SOP dan penataan dokumen, dan diskusi pertamanya gratis.